Cómo prever las ventas de tu restaurante para facilitar la programación

Una programación adecuada para mantener los costos laborales siempre ha sido esencial para gestionar un negocio de restaurante. Durante la pandemia, los operadores de restaurantes han estado luchando para lidiar con un negocio impredecible y adaptando modelos comerciales, todo mientras intentan controlar los costos y cuidar a sus empleados. Aunque hay mucha incertidumbre en este momento, recopilar datos de ventas y hacer pronósticos para las próximas semanas ayudará a mitigar parte de esa incertidumbre. También ayudará a tu equipo a ser más eficiente y eficaz en sus trabajos.

En esta publicación hablaremos sobre cuatro pasos para comenzar a pronosticar las ventas de tu restaurante y programar adecuadamente a tu equipo.

Los cuatro pasos son:

1. Pronostica las ventas.
Obtén informes de tu punto de venta (Point of Sale, POS) o tus sistemas de pedidos en línea para recuperar datos de ventas de las últimas ocho semanas para predecir cuáles podrían ser tus ventas en el futuro.

2. Crea tu guía de mano de obra.
Si aún no tienes un porcentaje objetivo de costos laborales en relación con las ventas, es momento de establecer uno.

3. Crea tus horarios.
Utiliza tus pronósticos de ventas y tu guía de mano de obra para programar a tu equipo en los horarios y en los departamentos donde más se les necesite.

4. Realiza un seguimiento de los datos y ajusta.
Por último, monitorea la precisión de tu pronóstico, verifica otros datos para garantizar la satisfacción de los empleados y ajusta para futuros pronósticos.

Profundicemos un poco más en cada uno de estos pasos.

1. Pronóstico de ventas
Aquí están los diferentes conjuntos de datos que querrás recopilar a través de tu sistema POS o de pedidos en línea.

• Datos mensuales año tras año. Compara cada mes durante los últimos dos años. ¿En qué medida difiere 2020?
• Observa las tendencias para 2020. ¿Tus ventas aumentan constantemente cada mes, se mantienen estables o disminuyen?
• Presta atención a los eventos especiales. ¿Tuviste algún evento especial o festivo en algún mes? ¿Qué cambios en la política del coronavirus podrían haber ocurrido o estar ocurriendo que debas tener en cuenta? Utiliza los datos del año pasado para determinar cómo afectaron las ventas durante las festividades o eventos en el pasado.
• Desglosa en semanas. Observa los datos de ventas de las últimas ocho semanas. ¿Están aumentando constantemente? ¿Están bajando? ¿Se mantienen estables? Determina una tendencia porcentual o ventas promedio para pronosticar las próximas semanas.
• Ventas diarias. Ahora veamos las ventas diarias de las ocho semanas anteriores como un porcentaje de las ventas semanales. Esto te ayudará a determinar qué días son los más ajetreados.
• Por último, divide tus días en períodos de tiempo. Incrementos de una hora, 30 minutos o 15 minutos (dependiendo de cuán detallado te gustaría hacerlo) para rastrear los picos diarios. Nuevamente, presta especial atención a cualquier festividad o evento que afectaría tus ventas. Toma el promedio de las últimas ocho semanas (sin incluir los valores atípicos).

Algunos sistemas de POS también incluyen un sistema de pronósticos, así que consulta con ellos para configurarlo. De lo contrario, las hojas de cálculo son una excelente herramienta para recopilar y hacer un seguimiento de estos datos. Se necesita mucha entrada manual, pero al final vale la pena el tiempo y el esfuerzo que se le dedica.

2. Crea tu guía de mano de obra
Esto se refiere al costo laboral objetivo como un porcentaje de las ventas, por lo que puede ser algo que ya tengas. Tradicionalmente, este número se encontraba entre el 20 y el 30 %, según tu modelo de negocio. Por lo general, el servicio rápido o de mostrador es más bajo, mientras que el servicio completo y la buena gastronomía son más altos. En los últimos años, los propietarios de restaurantes independientes buscan aumentar ese objetivo entre un 35 y un 45 % a medida que se enfocan en la retención de empleados al proporcionar salarios más altos y más beneficios. Usarás este objetivo para construir tus horarios.

3. Crea tus horarios
Con tus previsiones de ventas y tu objetivo de mano de obra, ahora estás listo para comenzar a crear horarios. Estos son los datos que necesitarás para hacerlo.

• Tasa salarial del empleado. Ten un sistema donde puedas ver cuánto es tu costo por período de tiempo según tu horario propuesto, para compararlo con tus ventas proyectadas. Algunos sistemas POS tienen esta capacidad incorporada.
• Costo laboral por período de horario. Además de observar los costos para los períodos de tiempo durante el día, revisa el costo laboral para todo el período del horario para asegurarte de que sigues cerca del porcentaje de la guía laboral.
• Datos de mezcla de productos. Utiliza los datos de tu mezcla de productos de tu sistema POS para asegurarte de tener a los miembros del equipo adecuados en la cocina o en el bar cuando cada estación esté más ocupada. ¿La estación de ensaladas está más ocupada para el almuerzo, pero la parrilla está más ocupada para la cena? Asigna al personal en consecuencia.

4. Rastrea datos y analiza
Ahora que has pronosticado y establecido tus horarios, debes hacer un seguimiento de cómo funciona el sistema y ajustarlo en consecuencia. Estos son algunos consejos para hacerlo:

• Proyecciones frente a datos reales. Dedica tiempo a ingresar tus horas reales de ventas y mano de obra en tu sistema para que puedas ver cuán preciso has sido. Utiliza estos datos para ajustar tus proyecciones en el futuro.
• Entra en una rutina. Dedica tiempo de manera constante cada semana o cada mes para realizar tu recopilación y análisis de datos. Cuanto más consistentemente hagas esto, mejores serán tus proyecciones en el futuro.
• Realiza un seguimiento de los datos de los empleados. Es importante que te comuniques con los empleados para saber cómo se sienten con respecto al horario. La rotación de empleados puede costarte mucho dinero y tiempo en reclutamiento, contratación y capacitación, sin mencionar la moral del equipo. Realiza un seguimiento de tu tasa de retención de empleados y consulta con los empleados para ver si sienten que su departamento tiene más o menos personal.

Las ventas en restaurantes pueden ser impredecibles, especialmente durante la pandemia de coronavirus, pero eso no significa que debas dejar de usar el pronóstico de ventas de datos para ayudar con tu mano de obra. Cuantos más datos puedas recopilar, mejor podrás detectar tendencias en tus ventas y usar esa información para pronosticar. Además, el pronóstico no solo ayuda con los costos de mano de obra, sino también con la gestión del inventario y los costos de alimentos. Aunque requiere mucho trabajo al principio, vale la pena para mantener los costos bajo control y ayudar a tu equipo a hacer su trabajo de manera más eficiente.