Cómo hacer que tus licitaciones sean más exitosas

La temporada de licitaciones ha llegado una vez más y el proceso de licitación sigue siendo un desafío para la mayoría de los distritos. Cumplir con las regulaciones es importante, pero no es tu única tarea; las licitaciones deben estar cuidadosamente estructuradas para asegurarte de que estás obteniendo los artículos y servicios que apoyan de manera más efectiva tus menús y ciclos de menú.

Aquí hay algunos puntos a considerar al preparar tus licitaciones y solicitudes de propuestas (Request for Proposal, RFP):

1. Distribución: Revisa los éxitos y desafíos del año actual. ¿El distribuidor actualmente tiene el artículo en stock o deberá pedirlo especialmente? ¿Tus pedidos se entregan completos y a tiempo? ¿El distribuidor entrega los artículos adjudicados o recibes sustituciones con frecuencia? Estos problemas pueden afectar significativamente tu capacidad para cumplir con los requisitos nutricionales de tu menú.

2. Productos: Intenta ser específico sobre el artículo que incluyes en tu licitación. Si no está claro, podrías terminar recibiendo productos que no cumplirán con tus expectativas. Muchas personas enumeran el artículo que han estado utilizando o el artículo que desean e incluyen “o equivalente”. Esto les da a los proveedores un mensaje claro sobre lo que realmente deseas y luego pueden igualar los artículos para satisfacer tus necesidades. Esto te permitirá obtener precios competitivos para artículos comparables.

Seleccionar artículos que se pueden utilizar en múltiples aplicaciones y en diferentes momentos del día puede ahorrarte tiempo y dinero al reducir los costos de almacenamiento y manejo, y al hacer que tu licitación sea más clara y fácil de gestionar.Algunos consideran que tres aplicaciones por producto es un buen objetivo.

Elige tamaños de paquete que se adapten mejor a tu operación y aplicación. A veces, el paquete a granel tiene más sentido para tus aplicaciones y, por lo general, cuesta un poco menos. En otros artículos, el multipaquete es más adecuado para tu servicio y puede reducir el almacenamiento y el desperdicio.

3. Proveedores: Al elegir artículos fabricados, hay diferentes cosas que debes tener en cuenta. ¿Ofrecen un grupo de artículos o solo uno o dos? Según las ofertas y el volumen de tu licitación, es posible que desees hacer una adjudicación categórica (grupos de artículos) que pueda hacer que tu licitación sea un poco más atractiva y posiblemente resulte en precios más competitivos.Si los artículos que deseas son artículos específicos o limitados, es posible que debas hacer adjudicaciones de artículos individuales. ¿El proveedor ofrece herramientas de segmento como hojas de análisis nutricional o calculadoras de productos básicos? ¿Qué tal herramientas de mercadeo, recetas y sugerencias de aplicación?

Al completar tus licitaciones y RFP, obtendrás mejores resultados si identificas tus necesidades de volumen lo más exactas posibles.Esto ayudará a los distribuidores y proveedores a darte una mejor cotización. Esto también ayuda con la previsión para asegurar que los artículos y la cantidad estarán disponibles cuando los necesites. 

La licitación siempre será un desafío, pero al identificar cuidadosamente tus necesidades con anticipación, puedes poner a tu distrito en una mejor posición para ahorrar dinero y reducir parte de las complicaciones del proceso.